Fiyat teklifi nasıl hazırlanır? Talepten takibe 6 adım

Fiyat teklifi, talep geldiği andan takibe kadar aynı altı adımla hazırlanır: talebi anlamak, ürünleri doğru eşleştirmek, fiyatı hesaplamak, koşulları yazmak, teklifi gönderilecek biçime getirmek ve takip etmek. Adımların sırası önemlidir; eşleşmemiş bir üründen doğru fiyat, eksik koşuldan da sağlam bir sipariş çıkmaz. Bu rehber, bir tesisat-hırdavat toptancısına WhatsApp'tan gelen kısa bir talebi örnek alarak her adımda ne yapacağınızı gösterir. Uygulamalı kısımları ücretsiz teklif hazırlama aracında aynı sırayla deneyebilirsiniz.

Fiyat teklifi hazırlamaya başlamadan önce elinizde ne olmalı?

Teklifin hızını ve doğruluğunu çoğunlukla talep gelmeden önce yaptığınız hazırlık belirler. Her talepte aynı bilgileri yeniden aramamak için şunları bir kez düzenleyin:

• Güncel fiyat listesi: Ürün kodu, açıklama, birim ve KDV hariç liste fiyatı. Döviz bazlı ürünlerde para birimi ayrı bir sütunda dursun.
• İskonto tablosu: Hangi müşteri ya da müşteri grubuna, hangi ürün grubunda, hangi ödeme koşuluyla hangi iskontonun uygulandığı. Düzenin nasıl kurulacağını fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberinde bulabilirsiniz.
• Takma ad listesi: Müşterilerinizin ürünlere verdiği adlar. "3/4 küresel", "20'lik PPR", "beyaz silikon" gibi ifadeleri hangi stok koduna karşılık geldiğiyle birlikte yazın.
• Standart koşul metinleri: Ödeme, teslim, nakliye ve geçerlilik için her teklifte kullandığınız cümleler.
• Teklif numarası sırası: Her teklifin ve revizyonun tek bir sıradan numara aldığı basit bir düzen.

Teklif belgesinde hangi alanların bulunması gerektiğini ayrıca fiyat teklifinde olması gerekenler kontrol listesinde bulabilirsiniz. Bu rehber alanları değil, işin sırasını ele alır.

1. Adım: Talebi anlayın, eksikleri tek mesajda sorun

Örnek talep, bir tesisat firmasından WhatsApp'a yazılmış tek satırlık bir mesajdır:

Merhaba, 3/4 küresel 40 tane, 20'lik ppr 50 boy, teflon 2 koli. Fiyat atar mısınız, ödeme peşin.

Önce talebi satırlara ayırın: ürün, miktar, birim ve henüz belli olmayan nokta. Burada üç kalem var, miktarlar belli, ödeme koşulu da yazılmış. Belirsiz olan, fiyatı değiştiren iki ayrıntıdır: küresel vananın tam geçişli mi standart mı olduğu ve PPR borunun basınç sınıfı.

Bu soruları ayrı ayrı mesajlarla değil, tek mesajda ve numaralı sorun. Sormadığınız konuda yaptığınız varsayımı da yazın; yanlışsa müşteri hemen düzeltir:

Merhaba, teklifi hazırlamak için iki sorum var: 1) Küresel vana tam geçişli mi olsun, standart mı? 2) PPR boru PN20 mi, PN25 mi? Teflonu 12 mm standart bant, 100'lük koli olarak yazıyorum.

Yalnızca fiyatı değiştiren bilgileri sorun. Fatura unvanı ya da teslim saati gibi ayrıntılar sipariş aşamasına kalabilir. Durumlara göre hazır cevap metinleri için fiyat teklifi mesaj örnekleri sayfasına, WhatsApp'tan gelen dağınık taleplerin nasıl satırlara ayrılacağı için WhatsApp fiyat talebine hızlı teklif rehberine bakabilirsiniz.

Talepler gün boyunca WhatsApp'a ve e-postaya dağınık geliyorsa bu ilk okuma her seferinde başka bir işi böler. OmniNest bu okumayı sizin yerinize yapar: düz yazıyı, Excel'i, PDF'i, fotoğrafı ya da sesli mesajı okuyup hangi ürünün kaç adet istendiğini çıkarır, emin olmadığı kalemi ise sorar ya da işaretler.

2. Adım: Ürünleri kataloğunuzla doğru eşleştirin

Müşteri sizin stok kodunuzla değil, kendi diliyle yazar. Bu çeviri, teklife hatanın en kolay girdiği yerdir: yanlış çap, yanlış basınç sınıfı ya da adet yerine koli. Müşteri soruları "tam geçişli, PN20" diye cevapladıktan sonra eşleştirme şöyle görünür:

Her satırı eşleştirirken üç şeyi kontrol edin. Birim: müşteri "tane" dediğinde sizin satış biriminiz koli olabilir; miktarı kendi biriminize çevirip açıklamaya ekleyin. Ölçü ve sınıf: aynı adla anılan iki üründen hangisinin istendiği belli değilse tahmin etmeyin, sorun. Muadil: istenen ürün yoksa muadili ayrı bir satırda ve "muadil" notuyla önerin, istenenin yerine sessizce koymayın.

Takma ad listesini her yeni ifadede güncelleyin. Bir müşterinin bir kez "beyaz silikon" dediği ürün, büyük ihtimalle başka müşterilerin de aynı adla sorduğu üründür. Bu eşleştirmeyi her talepte elle yapmak yerine OmniNest'e bırakabilirsiniz: yapay zekâ müşterilerinizin kullandığı adları takma ad olarak tanır ve istenen ürünü ürün kodu, takma ad ya da katalog aramasıyla kendi kataloğunuzdan bulur. Fiyatı ise yapay zekâ değil, sizin liste fiyatlarınız ve iskonto kurallarınız belirler. Ayrıntısı ürün kataloğu ve bilgi bankası sayfasında.

3. Adım: Fiyatı hesaplayın (liste fiyatı, çoklu iskonto, KDV, döviz)

Her satırı aynı sırayla hesaplayın; sıra sabit olduğunda teklifi kim hazırlarsa hazırlasın aynı rakam çıkar:

1. Satırın liste fiyatını güncel listeden alın, eski tekliften kopyalamayın.
2. Müşterinin iskontosunu iskonto tablosundan alın ve çoklu (kuyruk) iskonto olarak sırayla uygulayın.
3. Satır tutarını bulun: miktar × liste fiyatı, ardından iskontolar.
4. Satır tutarlarını toplayıp KDV hariç ara toplamı bulun.
5. KDV'yi ara toplamın üzerinden ayrı satırda hesaplayın, sonra genel toplamı yazın.

Örnekte müşteri bayi grubundadır: vana ve boruda %30 bayi, %10 kampanya ve peşin ödeme için %5 iskonto, yani 30+10+5 uygulanır. Teflon bant kampanyaya dahil olmadığı için 30+5 ile hesaplanır. Çoklu iskonto oranları toplanmaz, sırayla uygulanır: 30+10+5'in tek oran karşılığı %45 değil, %40,15'tir (0,70 × 0,90 × 0,95 = 0,5985). 30+5 ise %33,5'e eşittir.

Liste fiyatıyla toplam 14.280,00 TL, iskonto toplamı 5.621,70 TL'dir. KDV hariç ara toplam 8.658,30 TL, %20 KDV 1.731,66 TL, genel toplam 10.389,96 TL olur. Kontrol için iskonto toplamını liste toplamından düşün: 14.280,00 − 5.621,70 = 8.658,30. İki yoldan aynı rakama ulaşıyorsanız satırlarda hata yoktur.

Bu hesabı elle yapmak zorunda değilsiniz. Teklif hazırlama aracında iskontoyu her satıra "30+10+5" diye yazarsınız, zincirin tek oran karşılığı alanın altında görünür; tek bir oranı kontrol etmek ya da net fiyattan liste fiyatına geri gitmek için çoklu iskonto hesaplama sayfasını kullanabilirsiniz.

KDV ve döviz için iki not

KDV oranı ürüne göre değişir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı güncel KDV oranları metnine göre genel oran %20'dir; ekli (I) sayılı listedeki teslimlere %1, (II) sayılı listedekilere %10 uygulanır. Örnekteki bütün kalemlere %20 uygulandı; gıda toptan gibi alanlarda ise aynı teklifte farklı oranlar bulunabilir. Kendi ürünlerinizin oranını mali müşavirinize teyit ettirin.

Liste fiyatınız döviz bazlıysa teklifi o para biriminde hazırlayın ve TL karşılığını bilgi olarak ekleyin. Örneğin 1.250,00 EUR'luk bir teklif, örnek olarak 55,00 TL'lik bir kurla 68.750,00 TL eder. Araçta kuru siz yazarsınız; kur otomatik çekilmez, bu yüzden teklif günündeki değeri girin. Asıl önemli olan, faturanın hangi tarihteki hangi kurla kesileceğini koşullara yazmaktır. Sık kullanılan referans, TCMB'nin her iş günü ilan ettiği döviz kurlarıdır; döviz alış mı, döviz satış mı esas alınacağını da belirtin. Kur riskini nasıl paylaşacağınızı dövizli fiyat teklifi ve kur riski yazısında bulabilirsiniz.

4. Adım: Ödeme, teslim ve geçerlilik koşullarını yazın

Fiyat koşullarla birlikte anlam kazanır. Örnekteki %5 iskonto peşin ödemeye bağlıdır; müşteri sonradan vadeli öderse bu iskonto geçerli olmamalıdır. Bunu teklifte açıkça yazmazsanız siparişte tartışma çıkar. Koşulları kısa ve ölçülebilir cümlelerle yazın:

• Ödeme: "Peşin, havale veya EFT. Peşin ödeme iskontosu (%5) bu koşula göre uygulanmıştır."
• Teslim: "Stoktaki ürünler sipariş onayından sonra 2 iş günü içinde şantiyenize teslim edilir; nakliye fiyata dahildir." Stokta olmayan kalem varsa süresini satırında ayrıca belirtin.
• Geçerlilik: "Bu teklif 4 Kasım 2026'ya kadar geçerlidir." Göreli süre yerine açık tarih yazmak, sürenin ne zaman bittiğini tartışmasız kılar.
• Varsayımlar: "Teflon bant 12 mm standart model, 100'lük koli olarak teklif edilmiştir."

Geçerlilik süresini neye göre seçeceğinizi teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı yazısında ele aldık.

5. Adım: Teklifi PDF'e dökün ve talebin geldiği kanaldan gönderin

Müşteri teklifi çoğu zaman başka tekliflerle yan yana okur, saklar ve yöneticisine iletir. Bu yüzden satırları ve koşulları, düzenlenebilir bir dosya yerine tek bir PDF'te toplayın. Teklif hazırlama aracında bunu şu sırayla yaparsınız:

1. Firma bilgilerinizi ve isterseniz logonuzu ekleyin, müşteri adını ve geçerlilik süresini yazın.
2. Satırları elle girin ya da fiyat listenizden kopyalayıp Excel'den yapıştır alanına bırakın. Müşterinin "10 adet 3/4 vana" gibi mesaj satırları da miktar, birim ve açıklama olarak ayrılır.
3. Her satıra iskontoyu 30+10+5 biçiminde yazın; para birimini seçin, gerekiyorsa kuru girin.
4. Ödeme ve teslim koşullarını "Koşullar ve notlar" bölümüne yazın.
5. PDF'i indirin ya da teklifi doğrudan WhatsApp'tan gönder ile paylaşın.

Teklifi talebin geldiği kanaldan gönderin: WhatsApp'tan gelen talebe aynı konuşmadan, e-postayla gelene aynı yazışma zincirinden. Müşteri teklifi aradığında kendi talebinin hemen altında bulur. Göndermeden önce PDF'i bir kez açın: teklif numarası, müşteri adı, geçerlilik tarihi ve genel toplam doğru mu, müşterinin sorduğu her kalem teklifte mi?

Formüllü bir şablonu kendi bilgisayarınızda doldurmayı tercih ediyorsanız teklif formu Excel sayfasındaki ücretsiz formu kullanabilirsiniz. OmniNest kullanan firmalarda cevap metni ve logolu PDF teklif, talebin geldiği kanaldan gider; teklifin bir kişinin onayıyla mı yoksa otomatik mi gönderileceğine firmanın kendi kuralları karar verir.

6. Adım: Takip tarihini teklifi gönderirken belirleyin

Takip edilmeyen bir teklif, müşterinin önündeki diğer işlerin arasında kolayca unutulur. Takibi sonraya bırakmayın; teklifi gönderdiğiniz anda bir sonraki temas tarihini not edin. Örnekteki teklif 4 Kasım'da sona eriyorsa ilk takibi birkaç gün sonraya, ikincisini geçerliliğin bitmesinden bir gün önceye planlayabilirsiniz.

Takip listesinde en azından şu sütunlar bulunsun: teklif numarası, müşteri, tutar, gönderim tarihi, geçerlilik tarihi, durum (gönderildi, revize istendi, kazanıldı, kaybedildi) ve bir sonraki takip tarihi. Teklif formu Excel dosyasında bu sütunlarla hazırlanmış bir teklif takip listesi de bulunur.

Müşteri revizyon isterse aynı teklif numarasını revizyon ekiyle kullanın ve mesajın ilk cümlesinde neyin değiştiğini söyleyin; örneğin "REV 2: vana adedi 40'tan 60'a çıkarıldı, birim fiyatlar değişmedi." Kaybedilen tekliflerin nedenini de kaydedin; fiyat mı, teslim süresi mi, yoksa geç cevap mı olduğu bir sonraki teklifinizi şekillendirir. Takip mesajlarını ve teklif durumlarını teklif takibi nasıl yapılır rehberinde bulabilirsiniz.

Süreçte en sık nerede hata yapılır?

Altı adımın her birinde tekrar eden birkaç hata vardır. Göndermeden önce bunları gözden geçirmek, revizyonların büyük kısmını önler:

Bu tabloyu daha ayrıntılı bir kontrol listesine dönüştürmek isterseniz teklif hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler yazısına bakabilirsiniz.