Proforma fatura, satış henüz gerçekleşmeden satıcının alıcıya gönderdiği, üzerinde anlaşılan ürünleri, miktarları, fiyatları ve ödeme ile teslim koşullarını fatura düzeninde gösteren ön belgedir. Fiyat teklifi müşterinin karar vermesi için yaptığınız süreli bir öneridir; proforma ise çoğu zaman müşteri kararını verdikten sonra ön ödeme, akreditif, ithalat işlemleri ya da şirket içi bütçe onayı için istenir. Adında "fatura" geçse de proforma vergi açısından fatura değildir.
Bu rehber iki belgeyi yan yana koyar, hangisini ne zaman göndereceğinizi örneklerle anlatır ve bir proformada bulunması gereken bilgileri bir kontrol listesiyle verir.
Proforma fatura nedir, neden "fatura" değildir?
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce faturanın nasıl olacağını gösteren, fatura düzeninde hazırlanmış bilgi amaçlı bir ön belgedir. Vergi Usul Kanunu anlamında fatura değildir; satışın vergi ve kayıt sonuçlarını doğurmaz.
Adı, Latince kökenli "biçim gereği" anlamındaki ifadeden gelir: belge bir faturanın biçimini taşır, ama anlattığı satış henüz gerçekleşmemiştir. Satıcı onu "bu satışı yaparsak faturanız böyle olacak" demek için hazırlar.
Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesi faturayı, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan ya da işi yapan tüccarın müşteriye verdiği ticari belge olarak tanımlar. Proforma bu tanıma girmez, çünkü düzenlendiği anda ortada bir satış ya da teslim yoktur. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) Gaziantep Vergi Dairesi Başkanlığı aracılığıyla verdiği 02.09.2013 tarihli ve 72788441-105-51 sayılı özelgede de proforma faturanın VUK hükümleri uyarınca düzenlenmesi zorunlu bir belge olmadığı ve sorulan olaydaki proforma bedellerinin defterlere gelir ya da gider olarak kaydedilemeyeceği belirtilmiştir. Bu bir GİB özelgesidir, kanun ya da tebliğ değildir: soran mükellefin somut durumu için verilir ve başka mükellefleri bağlamaz; yine de idarenin proformaya bakışını gösterir.
Pratikte bunun anlamı şudur:
- Proforma, e-Fatura ya da e-Arşiv fatura yerine geçmez; satış gerçekleştiğinde faturayı ayrıca düzenlersiniz.
- Proformadaki KDV satırı bilgi amaçlıdır. Verginin beyanı ve alıcının indirimi faturaya dayanır.
- VUK'un 231. maddesine göre fatura, kural olarak malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Proforma göndermiş olmanız bu yükümlülüğü değiştirmez.
Belgenin biçimi, KDV oranları ve ihracatta uygulanacak istisnalar gibi konularda kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Fiyat teklifi ile proforma fatura arasındaki fark nedir?
Fiyat teklifi, müşterinin karar vermesi için verilen süreli bir fiyat önerisidir; proforma fatura ise genellikle teklif kabul edildikten sonra ön ödeme, akreditif ya da iç onay için düzenlenen ön belgedir. İkisi de fatura yerine geçmez.
Satırlar, birim fiyatlar ve toplamlar çoğu zaman iki belgede de aynıdır; farkı belgenin süreçteki yeri ve amacı belirler.
| Fiyat teklifi | Proforma fatura | |
|---|---|---|
| Amaç | Müşterinin karar vermesi için fiyat ve koşul önermek | Kabul edilen satışı ödeme, akreditif ya da onay için belgelemek |
| Ne zaman | Talepten sonra, kararın öncesinde | Genellikle kabulden sonra, sevkiyattan önce |
| Bağlayıcılık | Süre belirtildiyse o süre sonuna kadar bağlısınız (TBK md. 3) | Anlaşmanın ayrıntısını gösterir; sonuç yazışmalara ve koşullara bağlıdır |
| Vergi belgesi mi? | Hayır | Hayır, fatura yerine geçmez |
| Revizyon | Pazarlıkta sık revize edilir | Fiyatı değişmemeli; değişirse önce teklif revize edilir |
| Tipik içerik | Kalemler, iskonto, KDV, geçerlilik, ödeme ve teslim koşulları | Teklifin rakamları, ödeme talimatı, banka bilgileri; dış ticarette teslim şekli, menşe, ağırlık |
Bağlayıcılık konusunda bir ayrıntı önemlidir: Türk Borçlar Kanunu'nun 3. maddesine göre kabul için süre belirleyerek öneride bulunan kişi, süre bitene kadar önerisiyle bağlıdır. Aynı kanunun 8. maddesine göre fiyat listesi ya da tarife göndermek de, aksi açıkça anlaşılmadıkça öneri sayılır; önerinizle bağlı kalmak istemediğiniz bir belgede bunu açıkça belirtmeniz gerekir. Bu yüzden teklifte geçerlilik tarihini net bir gün olarak yazmak, hem müşteriye hem size güvence sağlar. Süreyi nasıl seçeceğinizi teklif geçerlilik süresi rehberinde bulabilirsiniz. Sözleşmeye özgü sorularda bir hukukçuya danışmak en doğrusudur.
B2B satışta hangisini ne zaman gönderirsiniz?
Fiyat teklifini müşteri karar vermeden önce, proformayı ise müşteri teklifi kabul ettikten sonra, ön ödeme, akreditif ya da iç onay gerektiğinde gönderirsiniz. Yurt içi toptan satışta tipik akış şöyledir:
- Müşteri fiyat sorar ya da ürün listesi gönderir.
- Siz numaralı, süreli bir fiyat teklifi hazırlarsınız.
- Pazarlık olursa teklifi revize edersiniz (ör. TKF-2026-0412 REV 2).
- Müşteri teklifi kabul eder.
- Ön ödeme ya da iç onay gerekiyorsa kabul edilen teklife dayanan proformayı gönderirsiniz.
- Ödeme gelir, mal hazırlanır ve sevk edilir.
- Teslimle birlikte faturayı yasal süre içinde düzenlersiniz.
Proforma her satışta gerekmez. Vadeli çalıştığınız, cari hesabı açık bir bayiye çoğu zaman teklif ve sipariş onayı yeter. Proformanın genellikle istendiği durumlar şunlardır:
- İlk kez çalışılan müşteri: Yeni bir hırdavat bayisi ya da şantiye alımı peşin ödemeyle başlıyorsa, müşteri havale talimatını proformaya dayanarak verir.
- Kurumsal satın alma: Fabrikanın ya da zincir işletmenin satın alma birimi, ödeme onayı için faturaya benzeyen bir belge ister. Bilişim donanımı ve ambalaj alımlarında sık görülür.
- Bütçe ve onay süreci: Müşterinin muhasebesi bütçe ayırmak için kesinleşmiş tutarı görmek ister.
Müşteri ilk mesajında "proforma atar mısınız?" diye yazdığında çoğu zaman aslında fiyat teklifi istiyordur. Ne istediğini tek cümleyle teyit edin; karar öncesi bir fiyat soruluyorsa teklif gönderin. Kabulden sonra müşteriye yazacağınız mesaj için teklif mesaj örnekleri sayfasındaki "Sipariş onayı için teşekkür" şablonunu kullanabilirsiniz; şablonda proformayı ve ödeme bilgilerini ekleyeceğiniz yer hazırdır.
Dış ticarette proforma ne işe yarar?
Dış ticarette proforma, alıcının akreditif açtırırken, peşin ödemeyi yurt dışına transfer ederken ve ithalat ön hazırlığını yaparken dayandığı belgedir. Bu yüzden yurt içine göre çok daha belirleyici bir rol oynar ve üzerindeki bilgiler sonraki belgelerle uyumlu olmalıdır.
Akreditif
Alıcı, bankasına akreditif açtırırken genellikle satıcının proformasını sunar. Proformadaki ürün tanımı, miktar, birim fiyat, toplam tutar, teslim şekli ve yükleme tarihi çoğu zaman akreditif şartlarına olduğu gibi aktarılır. Akreditiflerde yaygın olarak uygulanan ICC kurallarına (UCP 600) göre bankalar malla değil belgelerle ilgilenir; sonradan sunacağınız ticari fatura ve taşıma belgeleri bu şartlarla uyuşmazsa ödeme gecikebilir. Bu yüzden proformayı hazırlarken ürün tanımını ve miktarı, sevkiyatta gerçekten yazabileceğiniz biçimde yazın.
Ön ödeme
Peşin ödemeli ithalatta alıcının bankası, yurt dışına transfer için çoğu zaman proforma ister. Proformada banka bilgileriniz (IBAN, SWIFT kodu, banka adı) eksiksiz ve doğru olmalıdır; havale açıklamasına proforma numarasının yazılmasını istemek, ödemeyi eşleştirmenizi kolaylaştırır.
Gümrük
Gümrük işlemlerinde esas belge kural olarak ticari faturadır. Proformanın hangi işlemlerde yeterli sayıldığı işlemin türüne göre değişir; bunu her sevkiyatta gümrük müşavirinizle netleştirin. Proformaya GTİP numarasını ve menşe bilgisini doğru yazmak, alıcının ithalat ön hazırlığını kolaylaştırır.
Döviz cinsinden proforma gönderiyorsanız kur kuralını da yazın. Kur riskini nasıl paylaşacağınızı dövizli fiyat teklifi ve kur riski rehberinde ayrıntılı bulabilirsiniz.
Proforma faturada hangi bilgiler bulunur?
Bir proformada en azından numara ve tarih, dayandığı teklif, satıcı ve alıcı bilgileri, kalemler ve toplamlar, ödeme ve teslim koşulları, son geçerlilik tarihi ve "Bu belge fatura yerine geçmez" notu yer almalıdır. Proformanın yasal olarak belirlenmiş bir şablonu yoktur; aşağıdaki liste ticari hayatta yaygın kullanılan alanları toplar. Göndermeden önce kontrol edin:
- Belge başlığı "Proforma Fatura" (dış ticarette "Proforma Invoice") ve "Bu belge fatura yerine geçmez" notu
- Proforma numarası ve tarihi
- Dayandığı teklife atıf, örneğin "TKF-2026-0412 REV 2'ye istinaden"
- Satıcı bilgileri: unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası, iletişim kişisi
- Alıcı bilgileri: unvan, adres, vergi numarası; dış ticarette ülke
- Kalemler: ürün kodu, açıklama, miktar, birim, liste fiyatı, iskonto, net birim fiyat, satır tutarı
- Ara toplam, KDV oranı ve tutarı (yurt içi), genel toplam, para birimi
- Ödeme şekli ve vadesi; banka bilgileri
- Teslim yeri ve şekli; dış ticarette Incoterms kuralı ve yeri (ör. FOB Mersin)
- Dış ticarette GTİP, menşe, ambalaj şekli, brüt ve net ağırlık
- Proformanın geçerli olduğu son tarih
Fiyat teklifinin kendi kontrol listesini ise OmniNest'in fiyat teklifinde olması gerekenler rehberinde bulabilirsiniz.
Proforma fatura nasıl hazırlanır? Örnek hesap
Proforma, müşterinin kabul ettiği teklifin son revizyonundan hazırlanır: satırlar ve toplamlar aynen aktarılır, üzerine ödeme talimatı, teslim koşulu, son geçerlilik tarihi ve "Bu belge fatura yerine geçmez" notu eklenir.
Proformanın en sık hatası, kabul edilen tekliften farklı bir rakam taşımasıdır. Bu yüzden proformayı sıfırdan yazmayın; kabul edilen teklifin satırlarını aynen aktarın.
Bir örnek: Konya'daki bir tesisat malzemesi toptancısı, yeni bir müşteriye peşin ödemeli ilk satış yapıyor. Kabul edilen teklifte iki kalem var ve çoklu (kuyruk) iskonto uygulanmış:
| Kalem | Miktar | Liste fiyatı | İskonto | Net birim | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| 3/4" küresel vana | 200 adet | 185,00 TL | 30+10 | 116,55 TL | 23.310,00 TL |
| PPRC boru 20 mm | 400 m | 40,00 TL | 30+10+5 | 23,94 TL | 9.576,00 TL |
Çoklu (kuyruk) iskontoda oranlar toplanmaz, sırayla uygulanır. Vana için 185,00 × 0,70 × 0,90 = 116,55 TL; boru için 40,00 × 0,70 × 0,90 × 0,95 = 23,94 TL. Ara toplam 23.310,00 + 9.576,00 = 32.886,00 TL'dir. Bu ürünler için yüzde 20 KDV varsayıldığında KDV 6.577,20 TL, genel toplam 39.463,20 TL olur. Ürünlerinizin hangi orana tabi olduğunu mali müşavirinize teyit ettirin. Bu örnekte net birim fiyatlar tam kuruşa denk gelir, ama her zaman böyle olmaz: teklif.dev araçları ve Excel formu yuvarlamayı satır tutarında yapar; birim fiyatı yuvarlayıp çarparsanız toplam birkaç kuruş farklı çıkabilir.
Proformayı hazırlama sırası:
- Kabul edilen teklifin son revizyonunu açın ve müşterinin onayladığı sürüm olduğunu teyit edin.
- Satırları, iskontoları ve toplamları aynen aktarın; net fiyatları çoklu iskonto hesaplama aracıyla bir kez daha kontrol edin.
- Ödeme talimatını ekleyin: tutar, para birimi, banka bilgileri ve açıklamaya yazılacak proforma numarası.
- Teslim yerini, şeklini ve proformanın son geçerlilik tarihini yazın.
- "Bu belge fatura yerine geçmez" notunu ve teklife atfı ekleyin.
- PDF olarak gönderin ve teklif kaydınıza proforma numarasını işleyin.
Proformadaki ürün tanımı ve rakam, önündeki teklif kadar doğrudur. Teklif aşamasında asıl zaman, müşterinin "3/4 küresel 200 tane, 20'lik boru 400 metre" diye yazdığı satırların kataloğunuzda hangi ürün koduna denk geldiğini bulmaya gider; proformaya ve akreditife geçen ürün tanımı da bu eşleştirmeden çıkar. OmniNest bu adımda yapay zekâ ile sizin yerinize düşünür: mesajdaki "3/4 küresel"in hangi vana olduğunu sizin ürün kartlarınızdan tanır, kararsız kaldığı satırı onayınıza bırakır. Satır tutarlarını ise yapay zekâ belirlemez; her tutar sizin fiyat listenizden ve o müşteriye tanımladığınız iskonto kurallarından hesaplanır. Böylece proformaya aktardığınız toplam, elle hesapladığınızda bulacağınız toplamla aynı olur. Kendi ürün listenizle nasıl çalıştığını görmek için demo isteyebilirsiniz. Teklifi ücretsiz olarak elle hazırlamak isterseniz teklif hazırlama aracı çoklu iskonto, KDV ve dövizle PDF teklif çıkarır; proformayı ise muhasebe programınızda ya da kendi şablonunuzda bu teklife dayanarak düzenlersiniz.
Proformada en sık hangi hatalar yapılır?
En sık yapılan iki hata, proformayı fatura yerine saymak ve proformaya kabul edilen tekliften farklı bir rakam yazmaktır. Bunları geçerlilik tarihini unutmak, akreditifle uyuşmayan ürün tanımı yazmak ve hangi revizyonun onaylandığını bilmemek izler.
- Proformayı fatura yerine saymak: Proforma satış belgesi değildir; satışın kaydı ve vergisi faturaya dayanır. Ödeme proformaya dayanarak gelmiş olsa bile teslimde satış faturasını ayrıca düzenleyin; ön ödemenin nasıl kaydedileceğini mali müşavirinizle konuşun.
- Tekliften farklı rakam yazmak: Kur, iskonto ya da miktar değiştiyse önce teklifi revize edip onay alın, sonra yeni numaralı proforma gönderin.
- Geçerlilik tarihini unutmak: Ödeme üç hafta sonra gelirse hangi fiyatın geçerli olduğu tartışma konusu olur.
- Akreditifte sevkiyatla uyuşmayan tanım: Proformadaki ürün tanımı ve miktar akreditife aynen girer. Sevk belgelerine aynı biçimde yazamayacağınız bir tanım kullanmayın; miktarda sapma olabilecekse toleransın akreditife yazılmasını alıcınızla önceden konuşun.
- Hangi teklifin onaylandığını bilmemek: Aynı müşteriye üç revizyon gittiyse proformanın hangisine dayanacağı karışır. Müşterinin onayını yazılı alın ve teklif kaydınızda işaretleyin. OmniNest'te müşteri teklifi Onayla, Revize ya da Temsilci düğmeleriyle yanıtlar; revizyonlar aynı teklif numarası altında ayrı sürümler olarak saklanır ve müşterinin hangi sürümü onayladığı teklif takibi kaydında görünür. Proformaya aktaracağınız satırları da o sürümden alırsınız.
Teklifin kendisini adım adım nasıl kuracağınızı fiyat teklifi nasıl hazırlanır rehberinde bulabilirsiniz.
